PC-Webzine "from DIS" (2024年)

新型コロナウイルスの感染拡大を契機として、コミュニケーションツールの導入が急速に広がった。しかし、タスク管理ツール、ビジネスチャットツール、Web 会議ツールなどをそれぞれ単体で導入していたり、部署で導入しているツールが異なっていたりするケースがある。複数のツールを用いていると、社内の情報が分散してしまい、ナレッジとしての価値を著しく落としてしまう。そうした課題を解決するのが、テクノ・マインドが提供するクラウド型のコミュニケーションツール「CrewWorks」だ。

テクノ・マインドは、多様な業界・業種に対して、システムの開発やクラウドサービスの提供などを行う企業だ。そんな同社が提供する製品の一つに、クラウド型のコミュニケーションツール「CrewWorks」がある。CrewWorksは、ビジネスチャット／タスク管理／ Web会議／ファイル共有／プロジェクト管理を統合したコミュニケーションツールだ。

CrewWorksの特長は前述の通り、ビジネスチャット／タスク管理／ Web会議／ファイル共有／ガントチャートによるプロジェクト管理といった各ツールの機能を統合していることだ。CrewWorksは、タスク・Web会議・ファイルそれぞれに専用のチャットルームが自動的に作成され、それらを「プロジェクト」がまとめる階層構造になっている。各プロジェクトでは、画面の左側にはタスクやファイルといったさまざまな情報が表示され、画面の右側にはビジネスチャットの画面が表示される。会議の議事録やWeb会議の録画、タスクの進捗状況やチャットの会話などは、関連する情報として自動的にひも付けられ、プロジェクトに関わる全ての情報が一つの画面で一元管理されるため、必要な情報に簡単にアクセス可能だ。さらにCrewWorksは、横断検索機能を備えている。自分が参加している全てのプロジェクトの情報から必要な情報を検索でき、情報の収集が効率的に行える。これらの機能によって、ユーザーがCrewWorksを使っているだけで、コミュニケーションの記録を完全なナレッジとして構築可能だ。

CrewWorksの導入のメリットについて、テクノ・マインド サービス事業推進本部 DX企画部 統括マネージャー 柿崎卓也氏は次のように話す。「完全なナレッジを構築すれば、引継ぎの短縮や新メンバーの即戦力化に加え、成功のノウハウや失敗の教訓といった情報も社内に共有でき、組織を強化可能です」

CrewWorksは社外関係者もプロジェクトに招待可能なため、社内外の人物が関係する大型プロジェクトでも活用できると、同社 サービス事業推進本部 DX企画部 マネージャー 吉田智弘氏は語る。「社外関係者は招待用のURLをクリックするだけで、外部ユーザーとしてプロジェクトに参加できます。外部ユーザーは招待を受けたプロジェクトに関わる情報しか確認できないため、社内機密が漏えいすることもありません。さらに外部ユーザーには有効期限が設定でき、有効期限が過ぎればアクセス不可になります。容易かつ安全に社外関係者のタスク管理を行え、社外関係者とのやりとりも全てナレッジとして構築できます」

最後に今後の展望について、同社 サービス事業推進本部 本部長代理 鹿俣之信氏は「AIアシスタント機能をはじめとした機能強化をCrewWorksに行うことで、より利便性を高めていきます」と語った。