PC-Webzine "from DIS" (2024年)

秘書は複数のツールを使用して、要職に就く上司のスケジュール管理を行っているケースが多い。そのため、スケジュールの空き状況の確認や、引き継ぎ作業が煩雑になってしまっている。また、秘書がスケジュール管理を行うツールの一つとしてExcelがある。しかしExcelでは、飛行機をはじめとした移動手段の時間や撮影した写真といったスケジュールに関連する情報を残すことが難しく、過去の類似した対応を参照できない。こうした課題を解決するのが、ワイイーシーソリューションズが提供するスケジュール管理システム「秘書システム Scriba」だ。

ワイイーシーソリューションズは、地方自治体といった公共団体の顧客を中心に、システム構築・開発や、自社で保持しているデータセンターを活用したサーバー機器・領域の貸出といった幅広いソリューションを提供している企業だ。

そんな同社が提供するシステムの一つに「秘書システム Scriba」がある。秘書システム Scribaは、社長や役員、市長や区長のスケジュール調整を行う秘書に向けたシステムだ。

秘書システム Scribaの特長は四つある。一つ目が、スケジュールの一元管理だ。スケジュール管理対象者個人の週間スケジュールや、スケジュール管理対象者全員の当日スケジュールを1画面で表示する。また、会議室といったスペースのスケジュールも同時に管理可能だ。

さらに、スケジュールの詳細情報を管理できる管理項目を備えている。飛行機などの移動手段の時間や、撮影した写真といったスケジュールに関連する情報をひも付けられるのだ。管理項目には、任意の項目も追加できるため、運用に合わせた利用を実現する。そうして一元化されたスケジュールは、CSVデータや紙媒体の帳票としても出力可能だ。

二つ目がマルチデバイス対応だ。スマートフォンやタブレットでもPCと同じようにスケジュールの入力・確認ができる。そのため、外出先でもスケジュール管理に支障を来さない。

三つ目が分かりやすい操作性だ。画面の色使いに工夫が施されており、確定や調整中といったステータスに合わせて、各スケジュールを異なる色で表示する。画面構成が視覚的に分かりやすく、操作に迷わない。

四つ目が環境面だ。オンプレミス／クラウドのいずれでもシステムの構築ができる。顧客にとって最適な方法でシステムの構築が可能だ。

秘書システム Scribaの導入メリットについて、ワイイーシーソリューションズ 法人ソリューション事業部 法人ユニット マネージャー 稲石維千郎氏は次のように話す。「スケジュール登録、検索、引き継ぎなどさまざまな場面において、秘書システム Scribaを使うことで、業務の効率化を実現します」

秘書システム Scribaの優位性について、同社 法人ソリューション事業部 法人ユニット 小西 椋氏はこう語る。「導入企業からは『空き検索』が好評です。空き検索は、予定の空き時間を検索できる機能です。例えば、8時から10時までに空いている時間がないか問い合わせを受けたときに、空き検索を行うことで、空き時間を容易に表示できます。本機能を用いることで、相手に素早く回答を伝えられます」

最後に同社 法人ソリューション事業部 法人ユニット シニアマネージャー 植村將伸氏は、「今後は、ホームページを通した問い合わせなどのさまざまな経路を通じて、秘書システム Scribaを知っていただき、お客さまを増やしていきたいですね」と展望を語った。