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PC-Webzine "from DIS" (2017年)

2017年08月号

PARTNER TOUR 文書管理と契約書管理を統合した「LiC 文書管理ソリューション」

文書管理と契約書管理を統合した文書管理ソリューションが静かなブームを呼んでいます。LiC(エルアイシー)が開発・販売する「LiC文書管理ソリューション」は、文書管理に契約書管理機能を付加した従来型のソリューションとは異なり、独立した二つの本格管理能力を持つ統合ソリューションとして実務者からの評価が高まっています。

「LiC文書管理ソリューション」開発のきっかけを。

左:システム営業部 部長 嶋村 康之氏
右:技術部技術推進課 課長 板橋 広智氏

嶋村氏(以下敬称略) システムインテグレーターとしてお客様のさまざまなシステム案件に応えていく中で、文書管理と契約書管理の問題に悩んでおられる企業様が意外に多いことに気付きました。契約書を文書管理システムで管理しようとしても、なかなかうまくいかないのです。契約書は商法に基づく書類なので期日・期限が重要で、契約内容の変化に応じてそれらを関連付けて管理する機能その他、一般の文書とは異なる管理方法が必要です。そこで、文書管理システムと契約書管理システムをそれぞれ個別の本格システムとして構築し、この二つを統合してパッケージ化したのが「LiC文書管理ソリューション」です。

では「LiC文書管理ソリューション」をご紹介下さい。

板橋氏(以下敬称略) 最大の特徴は契約書管理システムです。文書管理システムの機能の一つとして「契約書管理もできる」システムとは似て非なる契約書管理専用の本格システムです。契約書の登録、閲覧、期日管理その他、契約書をきちんと管理するためには一般の文書管理システムでは不可能な項目が多いことから、契約書管理については未だに手作業で管理しているケースが多いのです。しかしITが普及した時代に、これではビジネスの根幹となる契約書管理についてあまりにも無防備で、契約書の紛失、閲覧中の破損や汚れ、情報漏えい、契約更新機会の失念--などのリスクから逃れることはできません。「LiC文書管理ソリューション」の契約書管理システムは、閲覧権限制御、原本の情報共有、契約の自動更新、期限管理の自動通知その他、実務者の立場に立った機能を網羅した、契約書に関する企業様のさまざまな問題を抜本的に解決するシステムです。すべての契約の中から該当する契約書を一発で抽出できる機能その他、弊社ならではの機能を満載しつつ、これらの機能はすべてシンプルな操作で利用できるよう配慮していることが特徴で、低コストかつ短期間での導入が可能です。

嶋村 豊富な機能のシンプル操作に加えて、サポートについても充実した体制で臨んでいます。契約書管理の実務に携わっている方には、弊社の契約管理システムの良さは一目瞭然です。しかし担当者にとっては、従来の契約書管理に比較して、どこがどのように変わっていくのかに不安を抱かれるケースも少なくありません。そこでシステム化のメリットをお伝えするだけでなく、「御社の場合はここがここのように変わります」などお客様の立場に立って対応させていただきます。そして導入前の準備や、契約書データの取り込み、データの紐付けなど、お客様と話し合いながら共に作業を進めていきますので、スムーズな導入が可能です。弊社が長年蓄積してきた契約書管理のノウハウを注入したシステムですので、お客様が使い切れるようになるまで責任を持ってサポートします。

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